Conecta Logistica y Transportes SAS

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Política tratamiento de datos

1.PRESENTACION

CONECTA LOGISTICA Y TRANSPORTES S.A.S., identificada con NIT 901297510, Se encuentra comprometida en proteger el derecho constitucional que tienen todas las personas naturales o jurídicas a, conocer, actualizar y rectificar la información que se haya solicitado en algún momento y se tenga almacenada en bases de datos y/o archivos disponibles o cuyo tratamiento ha sido encargado a CONECTA LOGISTICA Y TRANSPORTES S.A.S.

Todo esto de conformidad con la Ley 1581 del 2012 y el Decreto1377 del 2013.

CONECTA LOGISTICA Y TRANSPORTES S.A.S. se compromete a administrar los datos recopilados de las bases de datos de manera confidencial y con absoluta reserva.

Esta política es aplicable a todos los titulares de la información personal que sea objeto de tratamiento y que haga parte de las bases de datos de la empresa CONECTA LOGISTICA Y TRANSPORTES S.A.S., quien actúa en calidad de responsable.

Ámbito De Aplicación.

Los presentes términos y condiciones aplican para cualquier registro de datos personales, realizado de forma presencial, virtual y no presencial, la vinculación a cualquier servicio y/o producto de la empresa. CONECTA LOGISTICA Y TRANSPORTES S.A.S. es el responsable directo del tratamiento de los datos personales; sin embargo, se reserva el derecho a delegar en un tercero el encargo de estos y es de obligatorio cumplimiento del tercero la implementación de los lineamientos y/o procedimientos para la protección de los datos personales y la estricta confidencialidad de estos, (Encargado Interno – Encargado Externo).

Marco Legal.
  • Constitución Política Artículo 15.
  • Ley 1266 de 2008.
  • Ley 1581 del 2012.
  • Decretos reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010 y Decreto Reglamentario 1377 de 2013.
  • Sentencias de la Corte Constitucional C–‐1011 de 2008 y C–‐748 de 2011.
Aviso De Privacidad

El Aviso de Privacidad es el consentimiento informado puesto a disposición del titular para el tratamiento de sus datos personales. Autorización de tratamiento de datos personales (HABEAS DATA)

A través de este documento se comunica al titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Procedimiento para el uso de los datos personales

El procedimiento para el tratamiento de los datos personales forma parte integral de esta política y se activa con la autorización del consentimiento. Autorización de tratamiento de datos personales (HABEAS DATA) en donde el titular autoriza de manera previa, expresa e informada la inclusión de su información en las bases de datos a cargo de Coordinadora Internacional de Trafico Corditraficos S.A en cualquier momento el titular puede solicitar la revocatoria, actualización y/o supresión de este. 

2. DEFINICIONES

  • Habeas Data: El derecho que tiene toda persona de conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ella en archivos y bancos de datos de naturaleza pública o privada.

  • Hecho Inequívoco: Es el adjetivo que refiere a aquello que no admite duda o equivocación (No existe posibilidad de error). La duda, es la indeterminación entre dos decisiones, mientras que equivocación es una cosa hecha con desacierto.

  • Data personal: Información concerniente a una persona, la identifica o la hace identificable, expresada en forma numérica, alfabética, grafica, fotográfica, acústica o cualquier tipo.

  • Dato público: La constitución y las normas han determinado expresamente como público, no es necesaria la autorización del titular (dirección, teléfono, datos).

  • Dato privado: Dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.

  • Dato semiprivado: No tienen naturaleza íntima, reservada, no pública y su conocimiento puede interesar no solo a su titular sino a un grupo de personas, (dato financiero y crediticio), requiere autorización expresa.

  • Dato sensible: Dato de especial protección, ya que afecta la intimidad del titular y su tratamiento puede generar discriminación. No es objeto de tratamiento excepto cuando sea para salvaguardar un interés vital del titular o este se encuentre incapacitado y se tenga autorización expresa. (Origen racial, étnico, político, religioso).

  • Datos de menores: Siempre y cuando el fin que se persiga con dicho tratamiento responda al interés superior y asegure respecto a sus derechos prevalentes. Solo los de naturaleza pública.

  • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

  • Bases de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

  • Encargado del ratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

  • Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

  • Titular: Persona natural o jurídica cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

  • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

  • Información pública clasificada: Es aquella información que estando en poder o custodia de un sujeto obligado en su calidad de tal, pertenece al ámbito propio, particular y privado o semi-privado de una persona natural o jurídica por lo que su acceso podrá ser negado o exceptuado, siempre que se trate de las circunstancias legítimas y necesarias y los derechos particulares o privados consagrados en el art.18 de la Ley 1712 de 2014.

  • Información pública reservada: Es aquella información que estando en el poder o custodia de un sujeto obligado en su calidad de tal, es exceptuada de acceso a la ciudadanía por daño a intereses públicos y bajo cumplimiento de la totalidad de los requisitos consagrados en el art. 19 de la Ley 1712 de 2014.
 

3. PRINCIPIOS

CONECTA LOGISTICA Y TRANSPORTES S.A.S., aplicará los siguientes principios, los cuales constituyen las reglas a seguir en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio de datos personales:

  • Principio de Legalidad:
    En el curso, captura, recolección y tratamiento de datos personales, se dará aplicación a las disposiciones vigentes y aplicables que rigen el tratamiento de datos personales y demás derechos fundamentales conexos.
  • Principio de libertad:
    El uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales solo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular.
  • Principio de finalidad:
    Obliga a que las actividades de recolección de datos personales obedezcan a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley.
  • Principio de Veracidad o Calidad:
    La información sujeta a uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
  • Principio de Transparencia:
    En el uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales debe garantizarse el derecho del titular a obtener de CONECTA LOGISTICA Y TRANSPORTES S.A.S., en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de cualquier tipo de información o dato personal que sea de su interés o titularidad.
  • Principio de Seguridad:
    Impone que, en la información contenida en los bancos de datos, así como aquella que resulte de las consultas, se incorporen con las medidas técnicas necesarias para garantizar la seguridad de los registros, con el fin de evitar su adulteración, pérdida, consulta o uso no autorizado.
  • Principio de Confidencialidad:
    El principio de confidencialidad en la información consiste en que todas las personas naturales o jurídicas que intervengan en la administración de datos personales que no tengan carácter público, están obligadas en todo tiempo a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con algún de las labores que comprende la administración de datos, pudiendo sólo realizar el suministro o comunicación de datos cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas.

4. TIPO DE INFORMACIÓN SUJETA A TRATAMIENTO

CONECTA LOGISTICA Y TRANSPORTES S.A.S., tiene el deber de efectuar un tratamiento integral de los datos según el formato Autorización de tratamiento de datos personales (HABEAS DATA), así mismo los encargados de esto tienen el deber de manejar la información bajo los lineamientos establecidos por la empresa para tal fin.

La Empresa, cuenta con diferentes momentos en donde puede requerir la autorización del titular.

  • Autorización del Tratamiento de datos de Niños, Niñas y Adolescentes
  • Autorización de Tratamiento de Datos para Clientes y Proveedores (Comerciales)
  1. Nombre del Cliente o razón social, número de identificación o NIT con dígito de verificación, lugar de domicilio, dirección, teléfonos, fax, correo electrónico;

  2. Nombre del gerente general o representante legal y dirección, teléfonos, fax, correo electrónico;

  3. Nombre del asignado para el recaudo de cartera, correo electrónico;

  4. Número de empleados fijos y tiempo de funcionamiento del negocio;

  5. Información tributaria;

  6. Información bancaria que incluye nombre del titular de la cuenta bancaria, número de la cuenta bancaria y nombre o código del banco.

  7. Nombre del gerente o coordinador de ventas, dirección, teléfonos, fax, correo electrónico;

  8. Información tributaria;

  9. Información financiera, Estados financieros, balances;

  10. Certificaciones de acreditación.

  • Autorización de Tratamiento de Datos para Empleados y Contratistas

  1. Trabajador y Grupo Familiar: nombre, identificación, dirección, teléfono, nombre de esposa e hijos, nombre e identificación de hijos, historia médica, afiliaciones a la seguridad social, póliza médica, edad, fecha de nacimiento, información de estudios, estado de salud, medicamentos que utilizan, autorizaciones médicas, participación en actividades de recreación y deporte;

  2. Hoja de vida, educación, experiencia, vínculos con entidades, vínculos con empresas;

  3. Salario y otros pagos;

  4. Saldo de deudas contraídas para con CONECTA LOGISTICA Y TRANSPORTES A.S. o libranza;

  5. Afiliaciones con descuento de nómina;

  6. Aportes pensionales;

  7. Constitución y aportes a fondos de pensiones voluntarias, bonos de alimentos, ;

  8. Procesos judiciales, embargo;

  9. Deudas a favor de cooperativas;

  10. Autorizaciones de descuentos;

  11. Información de afiliación a fondos de empleados gremiales;

  12. Prestaciones durante toda su vida laboral;

  13. Contrato laboral;

  14. Cambios en el contrato de trabajo;

  15. Vinculación con empleadores anteriores;

  16. Historia laboral del trabajador;

  17. Pago de auxilio y beneficios, Horas extras;

  18. Beneficiarios del trabajador;

  19. Afiliación EPS, fondo de pensiones, ARL, Caja de compensación;

  20. Capacitaciones recibidas;

  21. Evaluación anual de desempeño;

  22. Historia clínica ocupacional del trabajador;

  23. Accidentes laborales;

  24. Ingreso y salida de la planta;

  25. Huella dactilar;

  26. Registro fotográfico;

  • Autorización de Tratamiento de Datos para conductores y/o propietarios.

  1. Nombre, identificación, dirección, teléfono, conductor y/o propietarios;

  2. Datos del vehículo, SOAT, revisión técnico-mecánica, pólizas, tarjeta de propiedad;

  3. Fotos del conductor y huella;

  4. Referencias del conductor;

  5. Nombre, contacto de ubicación;

  6. Usuario y clave del GPS.

  • Autorización de tratamiento de Datos para Candidatos:

  1. Nombre, identificación, dirección, teléfono, fecha de nacimiento, información de estudios, participación en actividades de recreación y deporte.

  2. Hoja de vida, educación, experiencia, vínculos con entidades, vínculos con

Si dentro de la información recolectada se encuentran datos sensibles, CONECTA LOGISTICA Y TRANSPORTES S.A.S. le informará de la calidad de dichos datos sensibles y la finalidad del tratamiento, y sólo serán tratados con su consentimiento previo, expreso e informado. Tenga en cuenta que por tratarse de datos sensibles usted no está obligado a autorizar su tratamiento.

5. TIPO DE INFORMACIÓN SUJETA A TRATAMIENTO

CONECTA LOGISTICA Y TRANSPORTES S.A.S., Utilizará los datos personales para:

  1. Contacto con candidatos, clientes, empleados o proveedores para el envío de información relacionado con la relación contractual, comercial y obligacional que tenga lugar.
  2. Recolección de datos para el cumplimiento de los deberes que como Responsable de la información y datos personales, le corresponde a la Compañía.
  3. Con propósitos de seguridad o prevención de
  4. Para proporcionarle servicio al cliente
  5. Ejecución del contrato suscrito con entidades de derecho público o
  6. Pago de obligaciones contractuales o contempladas en la
  7. Envío de información a entidades Estatales o judiciales por solicitud expresa de la
  8. Soporte en procesos de auditoria externa/interna.
  9. Registro de la información de los candidatos, clientes, empleados, conductores y proveedores en la base de datos de CONECTA LOGISTICA Y TRANSPORTES S.A.S.
  10. Contacto con candidatos, clientes, empleados, conductores o proveedores para el envío de información relacionado con la relación contractual, comercial y obligacional que tenga lugar.
  11. Recolección de datos para el cumplimiento de los deberes
  12. Envío/Recepción de mensajes con fines comerciales, publicitarios y/o de atención al
  13. Cualquier otra finalidad que resulte en el desarrollo del contrato o la relación entre usted y CONECTA LOGISTICA Y TRANSPORTES S.A.S.

 

La información proporcionada por usted de Datos Personales será utilizada sólo para los propósitos aquí señalados, y no procederemos a vender, licenciar, transmitir o divulgar la misma fuera de la Compañía salvo que.

  • usted nos autorice expresamente a hacerlo,
  • sea necesario para permitir a nuestros contratistas o agentes prestar los servicios que les hemos encomendado,
  • con el fin de proporcionarle nuestros productos o servicios,
  • sea divulgada a las entidades que prestan servicios de marketing en nuestro nombre o a otras entidades con las cuales tenemos acuerdos de mercadeo conjunto,
  • tenga relación con una fusión, consolidación, adquisición, desinversión u otro proceso de restructuración,
  • según sea requerido o permitido por la

Con los fines anteriormente mencionados, sus datos personales podrán ser divulgados al personal de recursos humanos, encargados, consultores, asesores y a otras personas y oficinas según corresponda.

La Compañía podrá subcontratar a terceros para el procesamiento de determinadas funciones o información. Cuando efectivamente subcontratamos con terceros el procesamiento de su información personal o proporcionamos su información personal a terceros prestadores de servicios, advertimos a dichos terceros sobre la necesidad de proteger dicha información personal con medidas de seguridad apropiadas, les prohibimos el uso de su información personal para fines propios y les impedimos que divulguen su información personal a otros.

Además, CONECTA LOGISTICA Y TRANSPORTES S.A.S. podrán transferir o transmitir (según corresponda) sus datos personales a otras empresas en el extranjero por razones de seguridad, eficiencia administrativa y mejor servicio, de conformidad con las autorizaciones de cada una de estas personas. En el caso de transmisión de datos personales, se suscribirá el contrato de transmisión a que haya lugar en los términos del Decreto 1377/13.

6. DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES

El titular de la información tendrá derecho a conocer, actualizar, rectificar y revocar sus datos en cualquier momento, como también a acceder a su información y/o solicitar la prueba de autorización otorgada, de manera gratuita, ágil y eficaz. Si durante el manejo de la información, el titular no se encuentra conforme con esto, podrá presentar ante la Superintendencia, todas aquellas quejas por infracciones según lo dispuesto en la Ley 1581 del 2012 o Ley 1712 del 2014 y demás normas que la modifiquen, adicionen y/o complementen.

Los derechos de los titulares, mientras acrediten su identidad podrán ser ejercidos por:

  1. El titular.
  2. Por sus casahabitantes.
  3. Representante y/o apoderado del titular
  4. Por las entidades públicas y/o administrativas, en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
  5. Por estipulación de otro o para otro.

7. DEBERES DE LOS TITULARES DE LA INFORMACION

Son deberes de titulares de la información de datos personales los siguientes:

  1. Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  2. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
  3. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
  4. Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado.
  5. Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
  6. Tramitar las consultas y reclamos formulados.
  7. Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
  8. Solicitar al encargado información sobre el uso dado a sus datos.
  9. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

8. DEBERES DE LOS ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

Es deber de CONECTA LOGISTICA Y TRANSPORTES S.A.S. el adecuado tratamiento de la información de sus Empleados, Clientes y Proveedores, bajo las siguientes cláusulas:

  1. Garantizar al titular en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.
  2. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  3. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de ley.
  4. Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento.
  5. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados por la ley.
  6. Registrar en las bases de datos el guion “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la presente política o la ley.
  7. Insertar en la base de datos el guion “información en discusión judicial”, una vez notificado por parte de la autoridad competente.
  8. Abstenerse de circular información que este siendo controvertida por el titular y cuyo bloque o haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
  9. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas por el titular y/o facultadas por la ley para dicho efecto.
  10. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de los titulares.
  11. Cumplir con las instrucciones y los requerimientos que imparta la Superintendencia.

9. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE SUS DERECHOS COMO TITULAR

Este procedimiento se hace a través de los canales dispuestos por la Defensoría del cliente en las oficinas de la empresa o en la página Web Estos requerimientos deberán ser resueltos durante los días según lo estipulado por la ley, abajo relacionado:

a. Consulta de información:

Los titulares podrán consultar la información personal que repose en las bases de datos cuyo tratamiento se encuentre a cargo de CONECTA LOGISTICA Y TRANSPORTES S.A.S. y que no tenga excepción alguna.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles prorrogables máximo por cinco (5) días hábiles más, los cuales son contados a partir de la fecha de su recibido, para poder realizar dicha prorroga se expresarán los motivos de la demora y se señalará la nueva fecha en la cual se atenderá la consulta.

Así mismo podrá elevar cualquier solicitud, petición, queja o reclamo a través del correo electrónico: atencionalcliente@conectalogistica.com.co, ingresando a nuestro sitio web: www.conectalogistica.com.co o comunicándose a nuestras líneas: fija (1) 8295513, o enviando sus requerimientos de manera escrita a la Av. Troncal de Occidente No 25-94, Local 4, Mosquera.

b. Reclamos:

Cuando el titular considere que la información contenida en la base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión o cuando se advierta del presunto incumplimiento de los deberes.

  • Si el reclamo resulta incompleto, el titular tendrá 5 días hábiles, para subsanar las fallas.
  • En el evento en que haga falta información, si pasados dos meses de presentado el requerimiento, no se ha presentado la información requerida se entenderá como desistido.
  • En caso en que la persona la cual recibe dicho reclamo no sea la competente, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos días hábiles, e informara al interesado.
  • Cuando el reclamo se encuentre completo, se incluirá en la base de datos–“reclamo en trámite”, y el motivo de este en un término no mayor a dos días hábiles. Dicho guion deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
  • El término máximo para atender el reclamo es de quince (15) días hábiles, a partir del día siguiente a la fecha de su recibo, cuando no fuera posible atenderlo dentro de este término se le informará al interesado los motivos de la demora y se le dará la nueva fecha, en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
  • El titular podrá generar reclamo mediante solicitud escrita o electrónica, con la descripción de los hechos, dirección, teléfono y lugar de contacto acompañado de los documentos necesarios.

10. VIGENCIA Y MODIFICACION

CONECTA LOGISTICA Y TRANSPORTES S.A.S., se reserva el derecho de modificar en cualquier momento, de manera unilateral, sus políticas y/o procedimientos de tratamiento de datos personales. Cualquier cambio establecido, será publicado y anunciado.

El uso continuo de los servicios o no desvinculación de estos por el titular del dato después de la notificación de los nuevos lineamientos constituye la aceptación de esta.

  • Fecha de entrada en vigencia: 01 de Julio de 2020
  • Fecha última modificación: 01 de Julio de 2020
  • Periodo de vigencia de las bases de datos: La vigencia de la base de datos será el tiempo razonable y necesario para cumplir con las finalidades del tratamiento de la información.

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